Organigramm-Tool
Die Berliner Verwaltung ist ein komplexes Geflecht aus zwölf Bezirksämtern und zehn Senatsverwaltungen, mit zahlreichen Abteilungen und Referaten. Entsprechend verraten die jeweiligen Organigramme eine Menge über die Organisationsstruktur mitsamt Mitarbeitenden, Abteilungen, Aufgaben und ihren Beziehungen zueinander. Genau hier setzt das Organigramm Tool an: Mit dem Tool der ODIS lassen sich Organigramme einheitlicher darstellen und die Informationen maschinenlesbar exportieren. So werden effiziente Aufbereitung, Weiterverarbeitung und Verknüpfung der Informationen leichter möglich. Um in Zukunft das Wissen über die Berliner Verwaltung mit weiteren Datensätzen verknüpfen zu können, ist das Organigramm-Tool seit Kurzem auch fähig, Linked Open Data einzubinden.
Was ist das Organigramm-Tool?
Das Organigramm-Tool ist eine digitale Anwendung der Open Data Informationstelle (ODIS), mit der Organigramme der Berliner Verwaltung einheitlicher erstellt und die Informationen maschinenlesbar und als Linked Open Data bereitgestellt werden können – zum Beispiel um konkrete Informationen in den Organigrammen abzufragen oder für Verknüpfungen mit anderen Informationen um ein breites Wissensgebilde und Datennetzwerk über die Stadt durch Linked Open Data zu schaffen.
Wie viele unterschiedliche Organigramme kursieren in Berliner Behörden, Bezirken, Senatsverwaltungen, Senatskanzlei und nachgelagerten Behörden? Die Herausforderung hier ist, dass die Informationen in den bisherigen Organigrammen nicht maschinenlesbar vorliegen. Stattdessen werden sie oftmals mit Excel oder PowerPoint zusammengestellt und als pdf-Dateien veröffentlicht. Diese Formate sind zwar für Menschen lesbar, jedoch für Maschinen oder Code schwer zu verarbeiten. Das bedeutet: Die Informationen lassen sich nicht automatisiert auslesen und weiterverwenden.
Doch Organigramme erzählen viel über die einzelnen Organisationen: Zum Beispiel, welche Rollen welche Personen innehaben, ob es in jeder Behörde Datenschutzverantwortliche gibt oder wie viele Referate unter einer Abteilung angeordnet sind. Wenn sich diese Informationen auswerten lassen, gibt es beispielsweise auch die Möglichkeit, Muster zu erkennen und zu interpretieren. Für das Organigramm-Tool wurde deswegen erstmals eine Ontologie – ein spezifisches Vokabular – für das Land Berlin entwickelt, um die Rollen und Funktionen der Verwaltungsakteur:innen in einem Organigramm genau zu bezeichnen und die Hierarchien zwischen Organisationseinheiten abzubilden. Damit will die ODIS auch andere Akteur:innen im Land ermutigen, Linked Open Data voranzutreiben und ihnen die Möglichkeit geben, sich an Standards zu orientieren bzw. gemeinsam Standards weiterzuentwickeln und daraus zu lernen.
Wie funktioniert das Organigramm-Tool?
Mit dem Organigramm-Tool können Verwaltungsmitarbeitende die innere Struktur einer Behörde abbilden, aktuell halten und maschinenlesbar sowie eindeutig identifizierbar bereitstellen wodurch sich verschiedene Potenziale ergeben:
- Die Verwaltung kann einheitliche, strukturierte und logische Organigramme erstellen und verwalten, zum Beispiel bei personellen Veränderungen.
- Daten und Informationen werden geöffnet, um eine maschinenlesbare Datengrundlage zu schaffen, mit der eine Nachnutzung und eine Vielzahl an Fragestellungen an die Berliner Behörden möglich werden.
- Darüber hinaus ist das Organigramm-Tool als Projekt für Linked Open Data weiterentwickelt worden und zeigt ganz konkret, wie Linked Open Data umgesetzt werden kann, insbesondere im Rahmen der Berliner Strategie für Open Data. Dazu bietet das Tool erste Standards und technische Grundlagen, mit denen eine Verlinkung mit weiteren, verknüpfenswerten Informationen zum Beispiel zu Behörden, Bezirken oder Personen möglich werden.
Wie geht es weiter mit dem Organigramm-Tool?
Das erste Ziel beim Projektstart 2022 war es, dass Mitarbeitende die Organigramme ihrer jeweiligen Häuser bzw. Organisationen in einem offenen, maschinenlesbaren Format erstellen können. Damit lag der Fokus darauf, Organigramme zu standardisieren und in Form von maschinenlesbaren JSON-Dateien abzuspeichern.
Im Laufe der Entwicklung ist deutlich geworden, dass der tatsächliche Mehrwert der offenen Daten sich besonders dann erschließt, wenn die Informationen der Organigramme mit mehr Informationen verschnitten werden können. Auch die im November 2023 veröffentlichte Strategie für Open Data des Landes Berlins beschreibt die Verlinkbarkeit von Daten als wichtigen Entwicklungsschritt im Bereich Open Data. Seit Ende 2023 können die Organigramme daher nun als Linked Open Data im RDF-Format exportiert und weitergenutzt werden. Mit der neuen Berliner Strategie für Open Data und entsprechenden Aktivitäten im Land bieten sich perspektivisch weitere verknüpfbare Informationen und Anwendungsfälle, die das Potenzial von Linked Open Data aufzeigen. Dabei ist das Tool nicht auf die Berliner Verwaltung begrenzt, sondern auch für alle anderen Kommunen oder Bundesbehörden anwendbar.
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